Términos y condiciones
Definiciones
• Clientes: Se refiere a cualquier persona natural o jurídica que sea usuario activo o vigente de alguna de las soluciones de software de Nubox SpA.• Referidor: Cualquier usuario con perfilamiento a nombre de un cliente activo de Nubox SpA que recomienda cualquiera de los sistemas Nubox y cuya venta se concreta, trayendo un nuevo cliente.
• Cliente Referido: Corresponde al nuevo cliente que contrató alguna de las soluciones de software de Nubox SpA, por invitación del referidor.
• Beneficiario: Persona natural o jurídica a quien se le otorga el beneficio por referencia. Esta debe estar directamente relacionada al Referidor y al tanto de la transacción.
• Beneficios o Beneficios Promocionales: Se trata de cualquier premio, servicio, prestación u otro incentivo que ofrezca o pudiese ofrecer Nubox SpA a un Referidor.
• Términos y Condiciones (T&C): Es toda condición necesaria incluida en este documento que se debe cumplir para la entrega de los Beneficios Promocionales al Referidor.
• Negocio de origen “Referencia”: Es todo negocio en el que la adquisición del nuevo cliente proviene de la recomendación de un cliente actual.
• Giftcard: Una tarjeta de regalo precargada que le posibilita al referidor poder adquirir una serie de bienes o servicios.
• Descuento: Reducción o disminución en el precio de un servicio.
• HubSpot: Software de marketing, CRM (Gestión de relaciones con clientes) y servicio al cliente que utiliza Nubox.
• Referral Rock: Plataforma de gestión de referencias que es utilizado por Nubox.
• Nubox Referral: Nombre del programa de referidos con alcance a todos los clientes y usuarios activos de Nubox.
• Clientes activos: Se consideran clientes vigentes aquellos que no se encuentren en RIAC, que tenga sus servicios activos y que no tenga más de 3 facturas impagas.
Descripción de los beneficios promocionales vigentes
I. Respecto al programa Nubox Referral:El referidor podrá obtener una Giftcard de hasta $100.000 por cada Cliente Referido, una vez que se cumplan las siguientes condiciones.
1. El referido debe ser un RUT nuevo para Nubox o no constituir un reintegro.
2. El referido debe contratar alguno de los sistemas Nubox.
3. El cliente referido debe finalizar su proceso de activación exitosamente, alcanzando su nivel de “Activo con hábito de uso”, de al menos un servicio de los contratados. Ver detalle en la Política de Activación de Clientes de Customer Activation.
4. El referidor debe tener todas las facturas vencidas pagadas al momento de la revisión detallada en la sección del control de entrega de Giftcards.
5. El referidor puede realizar hasta un máximo de cinco (5) referencias con el mismo número de contrato o de identificación con el que ya es cliente Nubox, lo que se entiende como una autorreferencia.
6. Las promociones o beneficios especiales no serán acumulables con los beneficios señalados en este documento, salvo que se exprese explícitamente lo contrario y siempre que sea aprobado por la Gerencia de Finanzas.
II. Referente al periodo de entrega del beneficio Giftcard
Para adquirir los beneficios el referidor y referido deben:
1. El periodo de evaluación de cumplimiento de los beneficios por parte del Referidor será de hasta seis (6) meses, a contar de la fecha de contratación del Cliente Referido, tras cumplir los T&C.
2. La fecha máxima de entrega del beneficio será de ocho (8) meses a contar de la fecha de contratación del Cliente Referido.
3. Cualquier usuario con perfilamiento a nombre de un cliente activo de Nubox SpA que cumpla con las condiciones para referir un nuevo cliente podrá obtener una Giftcard, la cual no será nominativa y será enviada vía correo electrónico según los datos registrados en Referral Rock. Es responsabilidad del cliente referidor revisar su correo. Las Giftcards tendrán una fecha de vigencia de 180 días desde que se emitan.
4. En caso de que un Referidor haya cumplido con las condiciones requeridas en esta política, pero que por alguna de las siguientes razones no se haya realizado correctamente el proceso de gestión se presentará el caso como excepción al Chief Revenue Officer y al Head de Finanzas con copia a los Sales Manager:
• Por algún error en el proceso de revisión financiero se haya indicado como rechazado por supuestamente no tener pagos al día.
• Por algún error en los flujos que conectan el proceso entre Hubspot y Referral Rock, como la no actualización de los estados entre los negocios de Hubspot y las referencias en Referral Rock o que no se haya creado el premio en la plataforma.
• En caso de que el ejecutivo de ventas no haya completado los datos del negocio correctamente para la entrega del Beneficio o no haya utilizado el formulario correcto en la creación de un negocio de referencia según lo indicado en las políticas; no se revisará el negocio y el Referidor no recibirá su beneficio, aunque haya cumplido con las condiciones establecidas en este documento.
• Si el cliente referidor se comunica con Nubox para reclamar su beneficio en un periodo no mayor a seis (6) meses se podrá entregar el beneficio siempre que se presenten las pruebas de cumplimiento de T&C, con la aprobación de el Chief Revenue Officer de Revenue y el Head de Finanzas.
Los Beneficios y sus T&C deben estar publicados en la pagina web de Nubox https://www.nubox.com/tyc-programa-de-referencias
Respecto al control
• El Analista de Operaciones de Revenue deberá enviar al Supervisor de Facturación y Contratos, los días 25 de cada mes el listado de negocios de referencias considerando que el referido ya haya finalizado su proceso de activación y se encuentre en estado Activo con hábito de uso, confirmados por el Head de Activation.• El Supervisor de Facturación y Contratos revisará que el cliente referidor tenga sus facturas vencidas al día en un plazo no mayor a un (1) día hábil desde que recibe el listado de negocios descrito en el punto a. y aprobará a aquellos que cumplan esa condición.
• El Analista de Operaciones de Revenue procederá con la solicitud y compra de las Giftcards de los referidores aprobados.
• El Procurement Lead revisará mensualmente que la Orden de Compra generada al proveedor de Giftcards coincida con los controles del mes realizados, con estado de beneficio aprobado.
• El Analista de Operaciones de Revenue será el responsable de gestionar el envío de las Giftcards a los beneficiarios.
• El Analista de Operaciones de Revenue verificará mensualmente los datos personales de los negocios cerrados por referencia. En casos de inconsistencias, errores o falta de información será reportado al ejecutivo de ventas con copia al Sales Manager. Estos casos no serán incluidos en la nómina de revisión de Finanzas hasta su actualización.
• Es de exclusiva responsabilidad del ejecutivo comercial proveer los datos correctos de los negocios de origen referencia, considerando de gran importancia los datos del beneficiario. Tanto nombre, apellido y rut de persona jurídica y natural deben estar correctos. Si crean una referencia deben utilizar el formulario provisto para esto: https://www.nubox.com/referirventas
• El ejecutivo comercial deberá notificar a su manager y al encargado de Customer Marketing, cualquier modificación realizada en el negocio en Hubspot, para hacer las modificaciones correspondientes en la plataforma de Referral Rock, donde se gestiona el control de beneficios a entregar a referidores.
• En aquellos casos donde sea necesario generar una corrección en una Giftcard emitida será responsabilidad de Operaciones de Revenue notificar al proveedor con copia al encargado de Customer Marketing y al área de Procurement.
• El área de Operaciones de Revenue y la Gerencia de Finanzas realizarán actividades de control en conjunto para validar el cumplimiento de los T&C a efectos de la entrega de los beneficios por referencia, bien sea Giftcard o descuentos para partners, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento correspondiente.
• El Analista de Operaciones de Revenue deberá enviar al Supervisor de Facturación y Contratos, los días 5 y 20 de cada mes el listado de negocios de referencias considerando que el referido ya haya finalizado su proceso de activación y se encuentre en estado Activo con hábito de uso, confirmados por el Head de Activation.
• El Supervisor de Facturación y Contratos revisará que el cliente referidor tenga sus facturas vencidas al día en un plazo no mayor a un (1) día hábil desde que recibe el listado de negocios descrito en el punto a. y aprobará a aquellos que cumplan esa condición.
• El Analista de Operaciones de Revenue procederá con la solicitud y compra de las Giftcards de los referidores aprobados.
• El Procurement Lead revisará mensualmente que la Orden de Compra generada al proveedor de Giftcards coincida con los controles del mes realizados, con estado de beneficio aprobado.
• El Analista de Operaciones de Revenue será el responsable de gestionar el envío de las Giftcards a los beneficiarios.
• El Analista de Operaciones de Revenue verificará mensualmente los datos personales de los negocios cerrados por referencia. En casos de inconsistencias, errores o falta de información será reportado al ejecutivo de ventas con copia al Sales Manager. Estos casos no serán incluidos en la nómina de revisión de Finanzas hasta su actualización.
• Es de exclusiva responsabilidad del ejecutivo comercial proveer los datos correctos de los negocios de origen referencia, considerando de gran importancia los datos del beneficiario. Tanto nombre, apellido y rut de persona jurídica y natural deben estar correctos. Si crean una referencia deben utilizar el formulario provisto para esto: https://www.nubox.com/referirventas
• El ejecutivo comercial deberá notificar a su manager y al encargado de Customer Marketing, cualquier modificación realizada en el negocio en Hubspot, para hacer las modificaciones correspondientes en la plataforma de Referral Rock, donde se gestiona el control de beneficios a entregar a referidores.
• En aquellos casos donde sea necesario generar una corrección en una Giftcard emitida será responsabilidad de Operaciones de Revenue notificar al proveedor con copia al encargado de Customer Marketing y al área de Procurement.
• El área de Operaciones de Revenue y la Gerencia de Finanzas realizarán actividades de control en conjunto para validar el cumplimiento de los T&C a efectos de la entrega de los beneficios por referencia, bien sea Giftcard o descuentos para partners, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento correspondiente.
• El Supervisor de Facturación y Contratos revisará que el cliente referidor tenga sus facturas vencidas al día en un plazo no mayor a un (1) día hábil desde que recibe el listado de negocios descrito en el punto a. y aprobará a aquellos que cumplan esa condición.
• El Analista de Operaciones de Revenue procederá con la solicitud y compra de las Giftcards de los referidores aprobados.
• El Procurement Lead revisará mensualmente que la Orden de Compra generada al proveedor de Giftcards coincida con los controles del mes realizados, con estado de beneficio aprobado.
• El Analista de Operaciones de Revenue será el responsable de gestionar el envío de las Giftcards a los beneficiarios.
• El Analista de Operaciones de Revenue verificará mensualmente los datos personales de los negocios cerrados por referencia. En casos de inconsistencias, errores o falta de información será reportado al ejecutivo de ventas con copia al Sales Manager. Estos casos no serán incluidos en la nómina de revisión de Finanzas hasta su actualización.
• Es de exclusiva responsabilidad del ejecutivo comercial proveer los datos correctos de los negocios de origen referencia, considerando de gran importancia los datos del beneficiario. Tanto nombre, apellido y rut de persona jurídica y natural deben estar correctos. Si crean una referencia deben utilizar el formulario provisto para esto: https://www.nubox.com/referirventas
• El ejecutivo comercial deberá notificar a su manager y al encargado de Customer Marketing, cualquier modificación realizada en el negocio en Hubspot, para hacer las modificaciones correspondientes en la plataforma de Referral Rock, donde se gestiona el control de beneficios a entregar a referidores.
• En aquellos casos donde sea necesario generar una corrección en una Giftcard emitida será responsabilidad de Operaciones de Revenue notificar al proveedor con copia al encargado de Customer Marketing y al área de Procurement.
• El área de Operaciones de Revenue y la Gerencia de Finanzas realizarán actividades de control en conjunto para validar el cumplimiento de los T&C a efectos de la entrega de los beneficios por referencia, bien sea Giftcard o descuentos para partners, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento correspondiente.
Roles y responsabilidades:
• El Analista de Operaciones de Revenue será el responsable de identificar y validar los negocios y los datos de los negocios de origen “Referencia” junto con los beneficios indicados en la plataforma Referral Rock. También será el encargado de gestionar la compra y entrega de beneficios a los referidores que apliquen al premio.• El Supervisor de Facturación y Contratos deberá aplicar controles, validar y aprobar que cada beneficiario de una Giftcard o descuento, identificado por el área de Operaciones de Revenue, cumpla con los términos y condiciones establecidos en la presente política. Posteriormente, y para los descuentos aprobados del mes, informará al área de Contratos a fin de aplicarlo en la facturación correspondiente.
• El área de Contratos deberá aplicar los descuentos del mes al sistema de Contabilidad de los partners beneficiarios cuando corresponda, posterior a la aprobación del área de Control de Gestión y Tesorería.
• El Head de Finanzas será responsable de la implementación de la presente política y dentro de sus funciones estará revisar y proponer sus actualizaciones.
• El Sales Executive será el responsable de proporcionar la información correcta de los negocios de origen referencia y seguir los protocolos indicados por el área de proyectos de Revenue.
• El Especialista de Operaciones de Revenue será responsable de mantener vigente la plataforma de Referral Rock para la correcta gestión de premios y dará soporte a los Sales Executives cuando existan diferencias entre la plataforma y Hubspot.
• El Sales Manager deberá abogar por la presentación de los casos de excepciones, en representación de su ejecutivo de ventas. Además, tendrá la responsabilidad del seguimiento de la información entregada por parte de este.
• Chief Revenue Officer será el responsable de aprobar las excepciones presentadas por el Analista de Operaciones de Revenue con el respaldo de la información proporcionada por el ejecutivo de ventas, con copia al sales manager.
• El Procurement Lead será responsable de gestionar las compras de las Giftcards y estar en conocimiento de los cambios que se generen durante la entrega a los beneficiarios.
Actualizaciones:
Esta política se revisará cada año o cuando ocurra cambios significativos que requieran su revisión y/o modificación, la cual deberá ser aprobada de acuerdo con lo establecido en la política de Gestión Documental vigente y emitida por la Gerencia de Contraloría.
